Razionalizzazione ambiente di stampa

Pay Per Page® Green (PPP-Green), elaborato da Ricoh in collaborazione con la divisione System & Consulting e Ufficio Domani, costituisce un modello di business che consente alle organizzazioni di rivedere le strategie di acquisto e di gestione del flusso documentale. Attraverso questa metodologia, le aziende acquistano un servizio grazie al quale il contratto costo pagina – per cui l’azienda cliente paga un importo unitario predeterminato per le pagine prodotte (stampe, copia, fax) – include:

• consulenza (fase di assessment e di analisi delle necessità presenti e future dell’azienda);
• sostituzione del parco dei dispositivi di stampa con modelli di ultima generazione (quelli precedentemente installati sono rilevati dal fornitore a valore di cespite);
• ricambi e consumabili;
• servizi di assistenza tecnica e manutenzione;
• possibilità di ottimizzazione continua del parco in funzione della dinamicità organizzativa del cliente.

Il costo della pagina stampata è unico a livello aziendale (con l’unica differenza tra monocromatico e colore) a prescindere dalla tipologia della periferica.

Il progetto inizia con una fase di analisi in cui gli specialisti della divisione Ricoh Document Consulting e di Ufficio Domani identificano il TCO (Total Cost of Ownership) della gestione documentale, avvalendosi di una precisa metodologia di auditing e lavorando in stretta collaborazione con i project leader dell’azienda cliente. Questa attività preventiva consente di migliorare l’efficienza organizzativa e la soddisfazione degli utenti. Dopo l’analisi, viene realizzato un business case in un’ottica di innovazione e cambiamento, comparando la situazione as is (di partenza) con quella to be (progettuale). I risultati di questa fase di analisi e di progettazione possono essere visti da tre prospettive distinte ma complementari: economica, sociale e ambientale.

Prospettiva economica

Obiettivo / Ridurre il TCO della gestione documentale. Secondo le principali società di analisi, tali costi possono arrivare al 3% del fatturato aziendale. Non sempre è facile rilevare il costo totale relativo all’output dei documenti in ufficio e, di conseguenza, attuare una strategia di controllo e ottimizzazione di questa voce di spesa.

Soluzione / Pay Per Page® Green (PPP-Green) consente di monitorare i costi e di ridurli fino al 30% (su base storica) rispetto alla situazione di partenza. L’ottimizzazione dei costi, sia diretti che indiretti, è data dalla somma di diversi fattori:

• generazione di flusso di cassa, dal momento che il parco dei dispositivi di riproduzione e stampa precedentemente installato viene riacquistato a valore di cespite;- ottimizzazione dei dispositivi installati (numero e caratteristiche);
• riduzione del consumo di energia elettrica;
• eliminazione degli sprechi dei consumabili;
• le spese possono essere monitorate per centro di costo, il che consente di comprendere se vi sono costi che possono essere ulteriormente ridotti;
• l’utilizzo del colore può essere gestito mediante software di controllo.

Prospettiva sociale (organizzativa)

Obiettivo / Migliorare i servizi alle persone, mettendo a loro disposizione dispositivi di ultima generazione che, integrando funzionalità di gestione documentale, si pongono come sistemi intelligenti in grado di snellire i processi e di migliorare la condivisione e la distribuzione di documenti e informazioni.

Soluzione / Pay Per Page® Green (PPP-Green) include soluzioni e servizi che consentono di rispondere non solo alle esigenze dell’azienda ma anche delle singole persone, grazie ad una maggiore efficienza del parco tecnologico e alla presenza di funzionalità di document management avanzate. Nelle imprese vengono installati dispositivi di ultima generazione che:

• garantiscono velocità e semplicità;
• sono connessi in rete;
• integrano funzionalità – quali per esempio quelle di scan-to-e-mail o di scan-to-folder – che permettono di snellire e ottimizzare i processi di distribuzione e condivisione dei documenti;
• possono essere interfacciati direttamente con applicativi aziendali;
• rendono disponibili funzionalità che consentono la stampa e la copia sicura;
• integrano app personalizzabili per adattare, ad esempio, la visualizzazione delle funzioni in relazione alle esigenze individuali;
• possono essere monitorati e gestiti anche da remoto grazie a software web-based.

Obiettivo / Snellire i processi di acquisto e di gestione del parco macchine.

Soluzione / Con Pay Per Page® Green (PPP-Green) tutti gli oneri amministrativi e gestionali sono a carico del fornitore, che è unico. Il livello di servizio è garantito grazie alla possibilità per l’azienda di monitorare gli SLA (Service Level Agreement) stabiliti con il fornitore.

Prospettiva Ambientale

Obiettivo / Migliorare l’impatto ambientale, diretto e indiretto, dei processi documentali, grazie a un minor consumo di energia e di carta. Quest’ultima gioca un ruolo fondamentale nell’ambito dell’eco-sostenibilità: diminuirne il consumo significa diminuire l’impiego di materie prime e di risorse nella filiera produttiva.

Soluzione / Pay Per Page® Green (PPP-Green) consente di migliorare l’impatto ambientale grazie al minor consumo di energia elettrica e al minor consumo di carta. Nella fase iniziale di analisi viene effettuata una green survey volta a raccogliere i dati relativi a questi aspetti e a presentare un progetto che porti a risultati chiaramente misurabili e quantificabili. In particolare, il minore impatto ambientale dipende da due fattori:

• minor consumo di energia elettrica che deriva dal minor numero dei dispositivi installati e dall’efficienza dei modelli proposti;
• minor consumo di carta, dal momento che i dispositivi garantiscono la modalità di stampa fronte-retro (duplex) impostabile come default, a garanzia di un utilizzo più razionale della carta.

Eliminare totalmente il cartaceo è impossibile: l’obiettivo deve essere quello di stampare il documento solo nella fase di consultazione, gestendolo in maniera digitale in tutte le altre fasi del suo ciclo di vita. Questo si può fare per esempio utilizzando applicativi di workflow management che eliminano lo scambio o la duplicazione di documenti cartacei tra i vari uffici. Adottando una soluzione completa ed integrata di archiviazione digitale si elimina la necessità di stampare per conservare i documenti. Sia gli applicativi di workflow che quelli di archiviazione digitale possono essere interfacciati direttamente ai dispositivi multifunzione.