Gestione dei documenti e automazione dei workflow

Le possibilità di ritrovare un’informazione archiviata sono inversamente proporzionali alla sua importanza. (Murphy)

DOCUWARE

Strategie per aziende più agili

La Digital Transformation sta cambiando tutto

Inviamo e-mail invece di spedire lettere, prenotiamo le nostre vacanze online, archiviamo le foto nel cloud mentre, contemporaneamente, scarichiamo la nostra musica preferita. Le video-chiamate hanno sostituito le riunioni tradizionali, il taxi si prenota con un’app, quasi ogni cibo può essere consegnato in pochi minuti direttamente a casa nostra. Tutto è digitale. La digitalizzazione sta trasformando il modo di lavorare, adeguando le nostre abitudini al 21° secolo, rivoluzionando completamente i modelli di business tradizionali e aprendo la strada a nuove customer experience. Tutte i settori cercano di cogliere le opportunità della Digital Transformation. Ma non è sempre ovvio come partire. Qui è dove la piattaforma DocuWare, può dare un valido supporto.

DocuWare automatizza i processi di business e i flussi di lavoro grazie alla gestione e alla condivisione elettronica dei documenti, indipendentemente dal formato o dalla loro fonte.

In locale o sul cloud, i documenti sono sempre facilmente accessibili, ovunque ci si trovi e in qualsiasi momento; è sufficiente effettuare una ricerca per individuare rapidamente i file di cui hai bisogno.

Vantaggi

• L’automazione dei flussi di lavoro semplifica i processi di business e aumenta l’efficienza.
• Accessi sicuri, controllati e registrati garantiscono la trasparenza dei flussi di lavoro.
• La digitalizzazione dei documenti cartacei riduce i costi relativi alla gestione degli archivi, dovuti sia ai tempi di archiviazione sia agli spazi occupati in azienda o in strutture esterne.
• Potenti strumenti di ricerca e visualizzazione permettono di recuperare le informazioni necessarie in maniera rapida.
• Le notifiche via e-mail fungono da promemoria per le attività da svolgere.
• È possibile connettersi ovunque tramite applicazioni mobile e web client: dall’ufficio o da casa, dal cliente o mentre si è in viaggio.
• Grande facilità d’uso.
• Il sistema di controllo dei documenti DocuWare si interfaccia direttamente con le applicazioni più diffuse e con i multifunzione Ricoh.

Caratteristiche

• Le soluzioni DocuWare consentono di automatizzare i flussi di lavoro proteggendo dati e documenti tramite flussi di archiviazione sicuri e centralizzati.
• Elenchi di attività, notifiche e-mail e promemoria garantiscono un funzionamento costante dei processi.
• Con una sola ricerca si può individuare rapidamente tutta la documentazione correlata, indipendentemente dalla fonte, siano essi documenti generati da PC, e-mail, scansioni o file di Microsoft Office.
• Gli accessi tracciati e registrati consentono di restare sempre aggiornati.
• La facile gestione dei registri permette di verificare e fornire resoconti sui tempi di conservazione.
• Disponibilità in locale o nel cloud.

La Firma Elettronica con DocuWare

• Firmate i documenti con una firma elettronica, e garantite l’autenticità di importanti informazioni aziendali. Con una firma elettronica qualificata, i documenti firmati elettronicamente sono legalmente vincolanti e soddisfano gli attuali requisiti di sicurezza e di legge.
• Possibilità di integrare diversi fornitori di firme elettroniche che offrono servizi di autenticazione della firma elettronica per la sicurezza e la flessibilità necessarie per soddisfare le vostre esigenze aziendali.

Le procedure di firma con Validated IDVID signer offrono le opzioni di firma Remota, Biometrica e Centralizzata. Il servizio DocuSign gestisce le firme tramite una doppia autentica-zione con e-mail e OTP. Infatti i metodi per autenticare il firmatario includono un codice di accesso (simile a una password), oppure un codice SMS, una autenticazione telefonica o autenticazione basata su domande precedentemente stabilite.

CAMPI DI APPLICAZIONE

Finance

Approvazione automatica delle fatture, 3-way match e altri processi SAP, controllo e verifica degli acquisti, POD rapidi per accelerare i conti attivi, condivisione efficiente dei file per snellire i processi di auditing.

Risorse umane

I processi di selezione e di assunzione vengono semplificati grazie all’invio automatico dei documenti amministrativi e all’archiviazione automatica delle informazioni secondo le norme vigenti. Si ottiene inoltre un significativo risparmio di tempo grazie a un portale self-service dedicato ai dipendenti che possono così accedere a buste paga, moduli e altro ancora.

Vendite

Accesso ai dati dei clienti, alle offerte, ai contratti e agli ordini precedenti, in qualunque momento per verificare i progressi.

IT

Sistema di gestione dei registri semplice e affidabile, che prevede tempi di conservazione e piani di ripristino in caso di disastro.

Pubblica amministrazione

Documenti pubblici facilmente condivisibili in formato digitale per consentire un risparmio di tempo e denaro sia agli enti locali sia alle amministrazioni centrali.

Istruzione

Gli utenti autorizzati possono archiviare e condividere i documenti e le informazioni relative agli studenti, in conformità con le norme sulla privacy.

Industria manifatturiera

Flussi di lavoro più efficienti e documentazione gestita in maniera precisa per rispettare il budget e i tempi di produzione prestabiliti.